Envía presupuestos y facturas por WhatsApp directamente desde Dolibarr

La comunicación con los clientes ha cambiado. Hoy en día la mayoría de los clientes prefieren recibir sus presupuestos, facturas y documentación mediante WhatsApp antes que por correo electrónico.

WhatsAppIntegration for Dolibarr permite integrar WhatsApp directamente dentro de Dolibarr para enviar documentos con un solo clic, mantener conversaciones con los clientes y registrar automáticamente toda la actividad comercial dentro del ERP.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Envío individual de presupuestos y facturas.
• Envíos masivos desde los listados de Dolibarr.
• Chat integrado con los clientes.
• Registro automático de las comunicaciones.
• Compatible con WhatsApp Web y con proveedores API.
• Integración completa con Dolibarr.

1. Instalación del módulo

Una vez descargado el módulo desde DoliStore o desde el proveedor correspondiente, acceda en Dolibarr a:

Inicio → Configuración → Módulos → Instalar módulo externo

Seleccione el fichero ZIP descargado y pulse Enviar archivo.

Cuando finalice la instalación, Dolibarr mostrará un mensaje indicando que el módulo ha sido instalado correctamente.

A continuación deberá activarlo desde el listado de módulos.

2. Activación del módulo

 Busque WhatsAppIntegration en el listado de módulos.

Pulse el interruptor para activarlo.

Una vez activado aparecerá el icono de configuración (⚙).

Pulse sobre él para acceder a la configuración del módulo.

3. Lea primero la documentación incluida

Todos los módulos de Dolibarr incluyen documentación en formato Markdown (.md).

En nuestro caso encontrará varios documentos importantes:

• README.md
• CONFIGURACION_CLIENTE.md
• CONFIGURACION_SERVIDOR.md
• changes.txt

Es recomendable leerlos antes de comenzar la configuración, ya que pueden contener información específica de la versión instalada.

Cada nueva versión puede incorporar nuevas funciones o modificar algunos parámetros.

4. Configuración previa de Dolibarr

Antes de comenzar a utilizar el módulo es necesario comprobar que Dolibarr permite descargar los documentos mediante enlaces públicos.

Acceda a:

Configuración → Otras configuraciones

Y compruebe que existen los siguientes parámetros:

MAIN_ENABLE_PUBLIC_PDF = 1
INVOICE_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD = 1
PROPOSAL_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD = 1
ORDER_ALLOW_EXTERNAL_DOWNLOAD = 1

Estos parámetros permiten que el cliente pueda descargar el PDF mediante el enlace seguro enviado por WhatsApp.

No es necesario modificar otros parámetros del sistema.

5. Configuración del módulo

Una vez activado el módulo accederemos a su página de configuración.

Aquí encontraremos todos los parámetros necesarios.

Modo de funcionamiento

El módulo puede trabajar de dos formas:

WhatsApp Web

Ideal para pequeñas empresas.

No requiere contratar ninguna API.

El envío se realiza utilizando el navegador web y la sesión abierta de WhatsApp Web.

API Profesional

Recomendada para empresas que realizan muchos envíos.

Actualmente recomendamos Whapi.Cloud, por su excelente relación calidad/precio, estabilidad y facilidad de configuración.

Simplemente deberá introducir:

• URL del servidor API
• Token de autenticación
• ID de la instancia

Todos estos datos son proporcionados por el proveedor de la API.

Webhook

El módulo genera automáticamente la URL del Webhook.

Esa dirección debe copiarse en el panel del proveedor API para que los mensajes recibidos puedan sincronizarse con Dolibarr.

No es necesario modificar dicha dirección.

Llave para chat multimedia

El módulo genera automáticamente una clave interna utilizada para validar el envío y recepción de archivos multimedia.

No suele ser necesario modificarla.

Plantillas de mensajes

Una de las funciones más útiles del módulo es la posibilidad de personalizar completamente los mensajes enviados.

Existen plantillas independientes para:

• Facturas
• Presupuestos
• Acciones masivas

Dentro del mensaje pueden utilizarse variables como:

__CLIENTE__
__REF__
__TOTAL__
__USUARIO__
__EMPRESA__
__LINK__

Estas variables serán sustituidas automáticamente por los datos reales del documento en el momento del envío.

Por ejemplo:

Hola Javier.

Le enviamos la factura FA2607-00123 por importe de 245,00 €.

Puede descargarla desde el siguiente enlace:

https://...

Cola de envío

Si se realizan muchos envíos consecutivos, el módulo puede utilizar una cola asíncrona para evitar bloquear la interfaz de Dolibarr.

Esta opción es especialmente recomendable cuando se utilizan APIs profesionales.

6. Envío de una factura

Una vez configurado el módulo, enviar una factura resulta muy sencillo.

Abra cualquier factura validada.

En la parte inferior aparecerá un nuevo botón verde:

Enviar por WhatsApp

Al pulsarlo:

• se genera automáticamente el PDF (si todavía no existe),
• se crea el enlace seguro,
• se prepara el mensaje,
• se envía al cliente.

Todo el proceso se realiza en unos pocos segundos.

7. Envío masivo de facturas

Otra de las características más potentes del módulo es el envío masivo.

Desde el listado de facturas basta con:

• seleccionar varias facturas,
• elegir la acción Enviar por WhatsApp,
• confirmar.

El sistema enviará todas las facturas seleccionadas utilizando la plantilla configurada.

Esta función resulta especialmente útil para empresas que generan un gran volumen de facturación.

8. Chat integrado con el cliente

Además del envío de documentos, el módulo incorpora un sistema de conversación integrado.

Desde la ficha del tercero aparecerá el botón:

WhatsApp con el cliente

Desde esta ventana podremos:

• consultar conversaciones anteriores,
• enviar nuevos mensajes,
• adjuntar archivos,
• mantener toda la comunicación centralizada.

De esta forma no será necesario utilizar WhatsApp Web en una ventana independiente.

Toda la conversación queda accesible desde Dolibarr.

9. Registro automático de toda la actividad

Cada envío realizado queda registrado automáticamente.

El módulo crea eventos dentro de Dolibarr para que cualquier usuario autorizado pueda consultar posteriormente:

• fecha del envío,
• usuario que realizó la operación,
• documento enviado,
• conversación mantenida.

Esto permite mantener un historial completo de las comunicaciones comerciales.

10. Ventajas del módulo

WhatsAppIntegration ha sido diseñado para integrarse completamente con Dolibarr sin modificar su funcionamiento habitual.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Integración 100 % nativa.
• Instalación muy sencilla.
• Compatible con varias versiones de Dolibarr.
• Compatible con WhatsApp Web.
• Compatible con APIs profesionales.
• Registro automático de las comunicaciones.
• Chat integrado.
• Envío individual.
• Envío masivo.
• Plantillas personalizables.
• Descarga segura de documentos mediante enlaces protegidos.
• Preparado para seguir incorporando nuevas funcionalidades en futuras versiones.

Conclusión

WhatsAppIntegration for Dolibarr convierte a WhatsApp en un canal de comunicación completamente integrado dentro del ERP. En lugar de alternar entre Dolibarr y el teléfono móvil o WhatsApp Web, los usuarios pueden enviar presupuestos, facturas y mensajes directamente desde la aplicación, manteniendo un historial unificado de todas las interacciones con cada cliente.

Tanto si se trata de un pequeño negocio que utiliza WhatsApp Web como de una empresa que necesita automatizar miles de envíos mediante una API profesional, el módulo ofrece una solución flexible, rápida y sencilla de configurar. Su integración con el sistema documental, el registro automático de eventos y el soporte para envíos individuales y masivos lo convierten en una herramienta que ahorra tiempo, mejora la atención al cliente y profesionaliza las comunicaciones comerciales.