VozTel y WhatsApp Integration permiten relacionar llamadas, mensajes, presupuestos y facturas con los clientes registrados en Dolibarr
Las comunicaciones de una empresa ya no se limitan al teléfono fijo y al correo electrónico. Los clientes llaman desde números móviles, solicitan presupuestos mediante WhatsApp, preguntan por una factura y esperan que cualquier persona de la empresa conozca las conversaciones anteriores.
El problema aparece cuando toda esa información queda repartida entre teléfonos, notas, correos, aplicaciones de mensajería y hojas de cálculo. Aunque la empresa utilice un CRM, muchas llamadas y mensajes continúan produciéndose fuera del sistema y terminan sin registrarse.
La integración de la telefonía VoIP y WhatsApp con Dolibarr permite reducir esa dispersión. Las comunicaciones pueden asociarse con los terceros, contactos, presupuestos, facturas y eventos de la agenda, creando un historial más completo de la relación con cada cliente.
Qué es la telefonía VoIP
VoIP significa Voice over Internet Protocol o voz sobre el protocolo de Internet. Esta tecnología permite transportar las conversaciones telefónicas utilizando una conexión a Internet.
Una empresa puede recibir llamadas en teléfonos IP, aplicaciones móviles, ordenadores o dispositivos configurados como extensiones de una centralita virtual. Los empleados no tienen que encontrarse necesariamente en una misma oficina para responder a los clientes.
La centralita puede distribuir las llamadas entre diferentes personas, reproducir mensajes de bienvenida, establecer horarios, crear colas de espera y transferir una conversación entre departamentos.
También puede proporcionar información sobre llamadas atendidas, perdidas o realizadas. Sin embargo, estos datos resultan mucho más útiles cuando se relacionan con el ERP y CRM utilizado por la empresa.
La importancia de conectar la centralita con el CRM
Una centralita virtual administra las comunicaciones, mientras que un CRM conserva la información comercial. Cuando ambas herramientas permanecen separadas, el trabajador debe identificar manualmente a la persona que llama, buscar su ficha y anotar posteriormente el resultado de la conversación.
La integración elimina buena parte de este proceso. El número recibido puede compararse con los teléfonos registrados en el CRM y relacionarse automáticamente con el tercero o contacto correspondiente.
El historial permite saber cuándo llamó el cliente, cuánto duró la conversación, qué empleado lo atendió y si quedó alguna actuación pendiente. De esta forma, otro miembro del equipo puede continuar la gestión sin obligar al usuario a explicar nuevamente todo lo ocurrido.
También resulta más sencillo detectar llamadas perdidas, organizar devoluciones de llamadas y comprobar la actividad mantenida con cada cliente.
VozTel para conectar la telefonía con Dolibarr
ExtreHost ofrece VozTel para Dolibarr, una integración destinada a conectar centralitas telefónicas compatibles con el ERP y CRM.
Cuando la centralita envía la información correspondiente a una llamada, VozTel procesa los datos, normaliza el número e intenta localizarlo entre los terceros y contactos registrados en Dolibarr.
Si encuentra una coincidencia, la llamada queda relacionada con su ficha. El módulo puede registrar también un evento en la agenda con la fecha, el sentido de la comunicación, la duración, la extensión o agente que la atendió y, cuando el proveedor lo facilita, un enlace a la grabación conservada en la plataforma telefónica.
Dolibarr incorpora además una pestaña desde la que puede consultarse el historial telefónico de cada tercero. También existe un listado general para revisar las llamadas recibidas y detectar aquellas que no han podido vincularse automáticamente.
La integración resulta especialmente interesante para departamentos comerciales, servicios de asistencia, administración, despachos profesionales y empresas que trabajan con personal distribuido.
Instalación supervisada y adaptada a cada centralita
No todas las centralitas virtuales envían la información con la misma estructura. Los nombres de los campos, el formato del número, la identificación de la extensión y el acceso a las grabaciones pueden variar dependiendo del operador.
Por este motivo, VozTel no se ofrece todavía como una descarga que el usuario tenga que configurar sin ayuda. ExtreHost realiza una instalación supervisada, comprobando el funcionamiento con la centralita utilizada por cada cliente.
El servicio incluye la instalación del módulo, configuración del webhook, generación del token, elección del usuario técnico, adaptación del mapeo de campos, vinculación con terceros y contactos, registro en la agenda y pruebas mediante llamadas reales.
Precio de VozTel para Dolibarr
Instalación supervisada desde 149 € más IVA.
El precio está pensado para instalaciones compatibles en las que la centralita pueda comunicar sus datos mediante un webhook o mecanismo equivalente.
La contratación de las líneas, la centralita virtual, los números telefónicos y el consumo de llamadas no están incluidos. Si el proveedor necesita una integración específica o modificaciones adicionales, ExtreHost estudiará el entorno y preparará un presupuesto adaptado.
El servicio incluye 30 días de soporte para resolver posibles incidencias relacionadas con la implantación realizada.
WhatsApp también debe formar parte del historial comercial
El teléfono no es el único canal que debe conectarse con el CRM. Una parte cada vez mayor de las comunicaciones empresariales se realiza mediante WhatsApp.
Muchos clientes prefieren recibir un presupuesto, una factura o una confirmación mediante un mensaje que puedan consultar inmediatamente desde el teléfono. Cuando el proceso se realiza copiando números, descargando documentos y escribiendo cada mensaje manualmente, se pierde tiempo y aumenta el riesgo de enviar información al destinatario equivocado.
WhatsApp Integration for Dolibarr, también desarrollado por ExtreHost, incorpora estas comunicaciones dentro del entorno de trabajo del ERP y CRM.
El módulo permite enviar presupuestos y facturas desde Dolibarr, utilizar plantillas personalizadas, realizar acciones desde los listados y registrar las comunicaciones en la agenda.
Puede funcionar mediante WhatsApp Web o conectarse con proveedores de API compatibles, dependiendo del nivel de automatización que necesite la empresa.
Los mensajes pueden utilizar variables relacionadas con el cliente, el usuario, la referencia del documento y el importe. Esto facilita preparar comunicaciones personalizadas sin redactarlas desde cero en cada ocasión.
Comprar WhatsApp Integration for Dolibarr
WhatsApp Integration es un módulo disponible públicamente en DoliStore y cuenta con acceso a actualizaciones durante un año.
Puede adquirirse directamente desde la siguiente página:
Comprar WhatsApp Integration para Dolibarr en DoliStore
El precio actual del módulo es de 79 € sin IVA. La contratación de servicios de API, números telefónicos o costes aplicados por proveedores externos no está incluida en la licencia.
ExtreHost también puede encargarse de su instalación y configuración cuando la empresa prefiera recibir el sistema preparado para trabajar.
Dos canales integrados en una misma gestión
VozTel y WhatsApp Integration cumplen funciones diferentes, pero comparten el mismo objetivo: evitar que las comunicaciones con los clientes queden fuera de Dolibarr.
VozTel incorpora el historial telefónico y relaciona las llamadas con terceros, contactos y eventos de agenda. WhatsApp Integration facilita el envío de documentos y mensajes, además de registrar la actividad correspondiente.
La combinación permite que el equipo consulte desde Dolibarr una parte mucho más completa de la relación con cada cliente.
Un comercial puede comprobar las llamadas anteriores antes de enviar un presupuesto. Administración puede remitir la factura mediante WhatsApp y dejar constancia del envío. Otro empleado puede revisar posteriormente las acciones realizadas sin depender de conversaciones almacenadas únicamente en un teléfono particular.
Seguridad y protección de los datos
La integración de comunicaciones debe realizarse con especial atención a la seguridad. Los números telefónicos, mensajes, historiales y grabaciones pueden contener datos personales o información confidencial.
Las conexiones externas deben utilizar HTTPS, los webhooks deben estar protegidos mediante credenciales seguras y los usuarios de Dolibarr solamente deben acceder a las funciones necesarias para su trabajo.
También es importante establecer políticas para la conservación de registros y grabaciones, informar adecuadamente a los usuarios cuando corresponda y revisar las condiciones aplicadas por los proveedores de telefonía y mensajería.
ExtreHost estudia estos aspectos durante la implantación para evitar configuraciones inseguras o una exposición innecesaria de información.
Una gestión más ordenada de las comunicaciones
Integrar la telefonía y WhatsApp con Dolibarr no consiste únicamente en añadir dos canales nuevos. El verdadero beneficio se encuentra en reunir la información y convertir cada comunicación en una acción que pueda consultarse, medirse y continuar.
La empresa reduce tareas manuales, conserva mejor el contexto de cada cliente y evita que una llamada o un mensaje importante quede olvidado en el dispositivo de un empleado.
VozTel proporciona una integración telefónica configurada y supervisada por ExtreHost, mientras que WhatsApp Integration ofrece una solución disponible en DoliStore para incorporar el envío de mensajes y documentos al trabajo diario con Dolibarr.
Las empresas interesadas en implantar VozTel, configurar WhatsApp Integration o estudiar una solución conjunta pueden ponerse en contacto con ExtreHost mediante el correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..