La nube de ExtreHost, que es adquirida al contratar cualquier Plan de Empresa cuenta actualmente con 2 grandes aplicaciones, una aplicación de Facturación, propiamente dicha y un aplicativo de Nube, muy potente, en el que a través de su propio MarketPlace puede incluir nuevos programas, como un paquete Office, para que trabaje su equipo, o símplemente utilizarlo como almacenamiento de archivos que quiere compartir entre usted o varias personas.
Empecemos por la aplicación de Facturación.
APLICACIÓN DE FACTURACIÓN.
Incluiremos 2 contraseñas para acceder a la aplicación como medida de seguridad, principalmente la primera evita que se puedan instalar malware remoto y también se evita los denominados "Ataques por Fuerza Bruta", si no se tienen ambas contraseñas no se podrá acceder al programa.
Evidentemente, este usuario y contraseña se lo daremos totalmente personalizado.
El logo de su empresa puede aparecer en la entrada de la aplicación, esto es importante tanto para usted como para sus empleados.
La aplicación al estar en la nube, también puede utilizarla su comercial para registrar pedidos de sus clientes, desde una Tablet o incluso desde un teléfono Smartphone que luego posteriormente sólo se tendrá que encargar de convertirlas en facturas.
El menú de la aplicación es sencillo, cuenta con:
- Terceros, donde están incluidos, clientes y proveedores, así como potenciales y otros.
- Productos y servicios que podrá incluir en el catálogo, pudiendo o no usar Almacén
- Terminal Punto de Venta (TPV) para vender desde otro punto de la empresa los productos del Almacén.
- Comercial, donde podrá gestionar, presupuestos, pedidos, intervenciones y contratos.
- Financiera, donde podrá hacer informes, listados, estadísticas y facturas a clientes y proveedores, además incluye:
- Impuestos sociales y fiscales
- IVA
- Sueldos y salarios
- Préstamos
- y pagos varios.
- Hacer seguimientos de márgenes, como márgenes por cliente, etc.
- Bancos y Cajas, donde regular los saldos de bancos y cajas, hacer transferencias internas y controlar remesas y domiciliaciones.
- Contabilidad, donde podrá contabilizar facturas a clientes, proveedores y gastos, Registros de diarios de Venta, Gastos, Compras, Bancos. Además incluye:
- Libro Mayor
- Balance de Saldos
- informes de Pérdidas y Ganancias.
- Recursos Humanos, donde podrá gestionar los gastos de RRHH, por persona.
- Documentos, donde podrá llevar una gestión electrónica de documentos, que se incluye en todos los apartados anteriores, pero además éste podrá englobar cualquier otro
- Otras Utilidades
Podemos ver el seguimiento nada más entrar de las facturas que tengan retraso, tanto en su cobro como en su pago.
En la sección Financiera, podremos hacer facturas a clientes y registrar las facturas de los proveedores, así como ver los pagos, las facturas pagadas, las pendientes de pago y las que estén pagadas parcialmente.
También podemos convertir los pedidos en facturas, de pedidos realizados por clientes y previamente registrados.
De ésta forma, nuestro comercial podrá ir registrando pedidos y desde Administración, convertirlas en facturas.
También podemos llevar la gestión del IVA sabiendo en todo momento cuando IVA soportado o devengado vamos a tener que solicitar o pagar, pudiendo ser listado por meses (trimestralmente se hace el IVA), por tasa o por cliente. Así como el pago de Salarios, Préstamos y otros pagos.
Un ejemplo de la gestión de las Tasas a la Seguridad Social, por ejemplo.
En contabilidad, en "Saldos de las cuentas" (Balance de Saldos) podremos comprobar el estado de las cuentas, cuanto debemos a proveedores, cuanto nos deben los clientes, cuanta ha sido nuestra facturación, etc.
Igualmente, podremos hacer un balance de Pérdidas y Ganancias, para comprobar nuestro estado. Esto lo podemos hacer en cualquier momento.
En Documentos, tenemos la posibilidad de hacer una gestión electrónica de Documentos, por ejemplo previamente escaneados, podríamos subir los documentos de constitución de la empresa, Instrucciones y un sin fín de cosas que solo la imaginación puede poner como límite.
En la gestión financiera podrá seguir las cuentas de los bancos y en el área comercial, tanto Administración como comerciales (que se puede configurar la aplicación, para crear un comercial y que sólo tenga acceso a este lugar) podrá crear pedidos, enviar presupuestos, hacer contratos, o los técnicos recoger intervenciones de sus actuaciones para luego ser facturadas)
Para aquellos curiosos de las estadísticas recoge automáticamente como va progresando el año con respecto al año anterior haciendo estadísticas para que administración vea el progreso de la empresa.
APLICACIÓN DE LA NUBE.
Si lo desea, la nube podemos "enjaularla", para que sólo se pueda acceder vía Web, como medida de seguridad.
Pero ese no es el principio de la nube por lo cual, consiguientemente a menos que usted nos lo pida, la nube estará abierta para que posteriormente podamos configurar un programa de escritorio que se conecte con la nube para subir y descargar arhivos, que de otra forma no podría ser.
La nube en modo Web, se utiliza mayormente por el administrador de su sistema, que perfectamente podría ser usted. En éste caso así será y la configuración de la que vamos a tratar es para que pueda realizar una configuración mínima para sus usuarios y usted mismo.
Cuando nos encargue la nube y se la creemos, deberá usar ese usuario y contraseña para gestionar la nube.
Pero si solamente está usted y únicamente desea usar las aplicaciones de escritorio para subir los archivos en la nube, basta que pulse aquí, para ver como usar ese usuario y contraseña para instalar y configurar su aplicacón de escritorio y subir archivos, como puede hacer con DropBox, Google Drive o Microsoft OneDrive o Apple iCloud, Pero con el control y la tranquilidad absoluta de que es suyo y todo está bajo su control, que de la otra forma, muy seguramente nunca lo estará.
Y ya no tendrá que seguir todo este manual.
En el caso de que quiera seguir, le vamos a dar unos conceptos básicos. También podrá contratar nuestros servicios para realizar algunas tareas de alto nvel, como fijar grupos y usuarios para que la nube sea segura y privada para distintos grupos de personas.
Podrá gestionar archivos y favoritos, y ver documentos y fotos guardadas que puede subir desde la propia web o bien desde la aplicación de escritorio, si lo desea.
En el menú podrán aparecer las aplicaciones para la nube que se instale, como Archivos y el Market Place, donde algunas aplicaciones pueden ser de pago.
Contenido del Maket Place con algunas de las aplicaciones que se pueden instalar (algunas podrían ser de pago)
Desde la sección de Ajustes, podrá gestionar las aplicaciones descargadas en su nube.
El paquete OnlyOffice, es uno de los paquetes que puede instalar para que sus usuarios puedan trabajar desde la nube.
Contenidos multimedia de la nube.
Otros contenidos de la nube.
DESCARGA DE LA APLICACIÓN DE ESCRITORIO.
Lo primero que debemos hacer es entrar en el sitio web: owncloud.org, Y después pinchar en el botón "Download" (Descargar)
Descartaremos las primeras opciones y buscaremos las aplicaciones "Desktop" (Escritorio) que son las aplicaciones de nuestro sistema operativo que vamos a Descargar, ya sea para Windows, Linux, Mac o móviles (Android y Apple) Y elegiremos nuestro programa.
Pongamos que quiere instalar la aplicación para Windows, pues tendrá que descargar "ownCloud desktop client for Windows", pinchando siempre para descargarnos la última versión estable en producción (production) que aparezca.
Una vez descargada, bien nos vamos a a la carpeta de descargas para iniciar el programa que acabamos de descargar o la opción que nos de nuestro navegador.
Previamente a la instalación, ya debe de saber la URL de la nube, si no la supiese, tiene que ponerse en contacto con soporte de ExtreHost para que se la podamos facilitar.
Introduce el usuario y la contraseña también facilitada por soporte.
Y si no tiene muchos conocimientos, con los valores que aparezcan, le da a "Conectar", en la carpeta local "ownCloud", es donde almacerá todos los archivos que quiera tener copia también en la sube, sincronizandose automáticamente. No tendrá nada que hacer.
Ya está, ya tiene su nube funcionando.
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