Cuando iniciamos un negocio sabemos que los gastos se vuelven enormes y que, en la mayoría de los casos, terminamos poniendo de nuestro propio bolsillo sin ver ganancia alguna durante los primeros meses. Aunque existen gastos que no podemos dejar pasar, como la renta, el pago de servicios o la compra de mercancía, hay algunos otros que podemos evitar haciendo uso de herramientas que nos permiten usarlas de manera gratuita. .
Y es que hoy en día ya no podemos darnos el lujo de poner en marcha un negocio sin hacer uso de alguna herramienta tecnológica porque corremos el riesgo de desaparecer. Por ejemplo, muchos negocios pequeños, que ni siquiera tienen un establecimiento definido, están creciendo gracias al potencial que encuentran en las redes sociales; otros, por muy pequeños que sean, cuentan con programas contables totalmente funcionales que les ayudan a simplificar algunas tareas de rutina. No te olvides de revisar este interesante post para rescatar un viejo ordenador y aprovecharlo en PyMEs.
Por ello es fundamental que conozcas algunas alternativas de software, que no te costarán ni un solo centavo y que pueden ayudarte a potenciar al máximo tu negocio.
1. Punto de venta: LemonPOS
Si tienes un negocio donde ofreces productos o servicios es muy útil que cuentes con un sistema de punto de venta (comúnmente llamados POS, "point of sale" o TPV, "terminal punto de venta"). Este tipo de software facilita las transacciones entre negocios y clientes, aumenta la eficiencia de los empleados y automatiza la generación de reportes y otros procesos.
LemonPOS es un software de código abierto para punto de venta que emplea MySQL para la conexión con bases de datos, este tipo de estructura cliente/servidor permite que, si tenemos sucursales de nuestro negocio o empresa, podamos ejecutar el programa desde allí y pueda conectarse a la base de datos central de la matriz. Posee una interfaz muy sencilla y agradable que logra que cualquier usuario pueda utilizarla.
LemonPOS se compone de dos aplicaciones: Lemon, dedicada exclusivamente a la función de ventas, y Squeeze, que es la aplicación que utilizaremos para gestionar los productos (agregar, eliminar, cambiar precio, agregar descuentos, etc.) que se verán en Lemon. Actualmente este software solo está disponible para Linux, pero se espera que en un futuro ya esté disponible la versión para Windows.
2. Finanzas/contabilidad: GnuCash
GnuCash es un sistema de finanzas que nació inicialmente para dar soporte personal al usuario, pero poco a poco se ha convertido en una solución enfocada a las pequeñas y medianas empresas ("PyME"). Puede ser instalado en sistemas operativos Linux, Windows y Mac OSX, y ya cuenta con una aplicación en Google Play. GnuCash es excelente para llevar la contabilidad de pequeños negocios, programar transacciones, generar informes personalizados, gestión de presupuestos, entre otros.
3. Facturación: Codeka
Codeka es una aplicación para controlar la facturación y las actividades relacionadas al almacén de una PyME. Entre sus principales funciones se encuentran: gestión con clientes y proveedores, gestión de artículos y familias o categorías, gestión de cobros y pagos, creación de códigos de barras para la identificación de los productos y también cuenta con una terminal de punto de venta (TPV).
4. ERP: Adempiere
Conocidos como ERP (enterprise resource planning) los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas asociados con los procesos que involucran a los productos y/o servicios de una empresa, como la contabilidad, producción, inventarios, pagos, facturación y distribución.
ADempiere es precisamente un software ERP de código abierto desarrollado en España para ofrecer "Planificación de recursos empresariales, Administración de la Relación con los Clientes y Administración de la Cadena de Suministro" (ERP, CRM y SCM). Las funcionalidades que ofrece ADempiere lo hacen el mejor candidato para adaptarse a las necesidades específicas de los usuarios.
5. CRM: SugarCRM
El CRM es software para la administración de la relación con los clientes, es decir, aquel que apoya la gestión de las relaciones con los clientes, con la venta y el marketing. Los usuarios que tienen pequeños negocios recomiendan ampliamente SugarCRM debido a que puede ayudarte a crear relaciones estables con tus clientes y aumentar tus ventas. Es posible instalarlo en dispositivos móviles, se adapta a tus necesidades y gustos. Es un software open source (aunque no necesariamente gratuito) que ofrece cinco tipos de ediciones, entre ellas, una gratuita.
6. Agenda, calendarios y listas de tareas
Para tener organizadas tus actividades y aprovechar el tiempo, es útil contar con herramientas como agendas electrónicas para no dejar pasar fechas de pago, citas con clientes o pendientes por terminar.
Dentro de las soluciones que te proponemos se encuentran aplicaciones como Todoist, Wunderlist o Evernote. Este último te permite encontrar, en un solo lugar, los enlaces a recursos que pueden ayudarte a desarrollar nuevas estrategias de venta en tu negocio (páginas web, tutoriales, bocetos, tickets de compras, etc.), además cuenta con soporte para dispositivos móviles.
Todoist y Wunderlist son de esas aplicaciones que nos evitan tener post-its pegados por todos lados. Nos recuerdan fácilmente las tareas que hay que realizar a través de notificaciones y permiten tener organizadas todas las actividades relacionadas a tu negocio a través de modernos calendarios. Ninguna de estas aplicaciones es de código abierto, pero todas son excelentes y pueden usarse de forma gratuita sin casi ninguna limitación en sus características.
7. Marketing y Publicidad
Además de las herramientas para la gestión de las actividades propias del negocio, también es útil contar con herramientas que nos ayuden a elaborar la imagen corporativa de la empresa (logotipo, lema, etc.) creando anuncios, volantes, y algunos otros recursos para darle más seriedad al asunto.
Para la creación de logotipos podemos utilizar una herramienta como InkScape, programa de código abierto para la edición de gráficos vectoriales, muy parecido a Illustrator de Adobe. Su interfaz es muy sencilla, por lo que podrás crear con facilidad dibujos libres, manipular objetos y realizar hermosos diseños para tus productos.
Los diseños creados en Inkscape bien pueden ser ocupados para crear volantes y distribuirlos en tus redes sociales, para darle el toque personal a tu página de Facebook o insertar publicidad en la web de tu negocio. Para ello podemos utilizar un software de maquetación llamado Scribus, que cuenta con las mismas funcionalidades que InDesign, para la creación de publicaciones con toque profesional.
8. Paquetería de Office
Un procesador de textos y una hoja de cálculo son herramientas imprescindibles en el día a día de cualquier empresario, ya que sirven para crear desde un letrero hasta importantes reportes de utilidades. Pero no te preocupes, sabemos lo costoso que es comprar una licencia y el limitado rendimiento que puede tener tu ordenador, por ello te proponemos las siguientes soluciones.
Aunque el grande dentro del software de oficina es Microsoft Office, también existen otras soluciones para crear documentos con las mismas características; entre ellos se encuentran Libre Office y Open Office, que ya tienen un buen tiempo ayudándonos en esta tarea. El chico nuevo entre estos viejos es Kingsoft Office, un software de origen chino cuya interfaz es casi idéntica a Microsoft Office y que promete mucho.
9. Gestión de correo electrónico
Entre las opciones de software que puedes instalar en tu PC para mantenerte en contacto con clientes y proveedores tenemos clientes de correo electrónico como Thunderbird y Geary. Aunque también puedes optar por revisarlo todo desde la web a través de Gmail o Outlook.
Contar con una cuenta de correo electrónico que identifique tu negocio o empresa te permitirá tener en un solo lugar todo lo relacionado a él, sin que se mezcle con tus correos personales. Además ayuda a darle mayor presencia y formalidad.
10. Navegador de Internet
Aunque no seamos empresarios, todos contamos con esta herramienta tan útil para casi cualquier cosa. Pero para un negocio es indispensable tener instalado alguno de los dos navegadores que te recomendamos a continuación. La principal ventaja es que son libres y multiplataforma, así que podrás utilizarlos desde tu ordenador o tu dispositivo móvil favorito.
Firefox es un navegador de Internet muy potente que te ayudará a mantener al día tus redes sociales y la web de tu negocio debido a su gran velocidad y sencillez. Sin embargo Google Chrome (o la alternativa libre Chromium) cuenta con muchas más aplicaciones y complementos que te pueden ayudar a aprovechar la navegación al máximo. Por ejemplo, Google Similar Pages te puede ayudar a encontrar páginas similares a la que estás viendo y así encontrar sitios que venden los mismos productos que tú y diseñar estrategias de venta para hacer de tu negocio el número uno en los resultados de búsqueda.
